AI-rapportage in de zorg: van observatie naar conceptverslag

“De AI schrijft de rapportage.” Zo wordt het vaak samengevat, en zo werkt het niet. Wat er werkelijk gebeurt is preciezer en minder spannend: een zorgprofessional levert de inhoud, een taalmodel maakt daar een gestructureerd concept van, en dezelfde professional controleert en accordeert. Dit artikel loopt die keten stap voor stap door — inclusief wat er onderweg met de gegevens gebeurt en waar de verantwoordelijkheid blijft liggen.

Een concept is geen rapportage. Pas na controle en akkoord van de professional wordt het er een.

De vijf stappen

1. Invoer door de professional

Het begint bij wat de medewerker heeft waargenomen: enkele steekwoorden of korte zinnen, ingetypt of ingesproken. Dit is het inhoudelijke deel en het is niet overdraagbaar — een model weet niet wat er in de huiskamer is gebeurd. Wie hier “ging goed” invoert, krijgt een nette tekst zonder inhoud terug. De kwaliteit van de invoer bepaalt de kwaliteit van het concept.

2. Structureren volgens de methodiek

Het model zet die invoer om naar de structuur die de organisatie voorschrijft: SOEP, SOAP, een doelgericht format of het eigen sjabloon uit het kwaliteitshandboek. Dit is waar de winst zit. Niet in het bedenken van inhoud, maar in het consistent toepassen van een vorm — precies het deel dat medewerkers tijd kost en dat bij drukte als eerste sneuvelt. Zie ook de uitleg van de SOEP-methode.

3. Controle door dezelfde professional

Het concept verschijnt naast de invoer. De medewerker leest, corrigeert en vult aan. Dit is geen formaliteit: een taalmodel kan een aannemelijke maar onjuiste zin produceren, en juist omdat die zin professioneel klinkt, glipt hij er anders doorheen. De controle is de reden dat het geheel verantwoord blijft.

4. Akkoord en vastlegging

Pas na akkoord gaat de tekst het dossier in. In de praktijk betekent dat: naar het ECD, bij de juiste cliënt, het juiste dossieronderdeel en waar mogelijk gekoppeld aan het doel waar de rapportage iets over zegt. Wie de tekst accordeert, is er ook verantwoordelijk voor — dat verandert niet door de tussenkomst van software.

5. Terugkijken bij de evaluatie

De opbrengst wordt pas echt zichtbaar bij de periodieke evaluatie. Rapportages die consequent aan doelen zijn gekoppeld, maken het mogelijk om te laten zien wat er over een half jaar is veranderd, in plaats van dat achteraf te reconstrueren uit losse notities.

Wat er met de gegevens gebeurt

Dit is de vraag die functionarissen gegevensbescherming als eerste stellen, en terecht. Cliëntgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG; daar geldt een zwaarder regime voor. Vier punten waar u een leverancier concreet op kunt bevragen:

• Waar wordt verwerkt? Vraag om de landen en de juridische grondslag voor eventuele doorgifte, niet om de geruststelling “wij zijn AVG-proof”.
• Wordt er getraind op uw gegevens? Dit hoort contractueel te zijn uitgesloten, niet mondeling.
• Hoe lang wordt er bewaard? Voor een conceptverslag is er zelden reden om invoer langer te bewaren dan de sessie.
• Is er een verwerkersovereenkomst en een DPIA? Bij verwerking van gezondheidsgegevens op deze schaal is een DPIA in de regel verplicht. Zie onze checklist voor AVG-compliance bij zorgsoftware.

Voor DossierTijd staan die antwoorden op de pagina veiligheid en privacy, inclusief wat we niet hebben: we zijn ingericht conform NEN 7510:2024, maar we zijn niet gecertificeerd, en dat schrijven we er expliciet bij.

Waar AI niet voor bedoeld is

Er zijn drie dingen die een taalmodel in het zorgdossier niet hoort te doen, en een leverancier die dat wel belooft, moet u wantrouwen.

1. Zelfstandig observeren. Het model weet alleen wat u invoert. Een gat in uw waarneming wordt geen gat in de tekst — en dat is precies het risico: de tekst leest vloeiend en verhult dat er iets ontbreekt.
2. Diagnosticeren of behandelbeslissingen nemen. Dat is voorbehouden aan bevoegde professionals. Software die suggereert wat er met een cliënt aan de hand is, verlaat het terrein van tekstondersteuning.
3. Ongecontroleerd wegschrijven. Een systeem dat zonder tussenkomst van een mens tekst in het dossier plaatst, maakt de verantwoordelijkheidsvraag onbeantwoordbaar.

Wat het oplevert — en hoe u dat zelf meet

Wij noemen geen tijdwinstpercentage, om een eenvoudige reden: dat cijfer hangt volledig af van hoe uw team nu werkt. Een organisatie die al kort en methodisch rapporteert wint weinig; een team dat elke avond worstelt met de formulering wint veel. Meet het daarom zelf, en doe dat vóór u begint:

• Laat tien medewerkers een week lang bijhouden hoeveel minuten per dienst aan verslaglegging opgaan.
• Neem een steekproef van twintig rapportages en beoordeel ze op feitelijkheid en doelkoppeling.
• Herhaal beide na acht weken met dezelfde mensen en dezelfde meetlat.

Zonder die nulmeting is elke uitspraak over het effect een aanname — ook de onze. Wat er wél vaststaat, is de omvang van het probleem: het CBS meet dat werknemers in zorg en welzijn gemiddeld 31 procent van hun werktijd aan administratie besteden, en dat dit aandeel sinds 2021 nauwelijks is veranderd.

Bron: CBS, “Bijna een derde werktijd zorg gaat op aan administratie” (18 november 2025), op basis van het werknemersonderzoek AZW.

Hoe dit in het ECD terechtkomt

Een conceptverslag heeft weinig waarde als het daarna alsnog overgetypt moet worden. Daarom werkt DossierTijd naast het bestaande dossier: de tekst komt terecht in het veld waar hij hoort. Voor Nedap ONS gebeurt dat via een beveiligde koppeling (mTLS). We vervangen het ECD niet en willen dat ook niet — de administratie, planning en declaratie blijven waar ze zijn. Zie de uitleg van de werkwijze voor het volledige beeld, en AI in de zorg: kansen en grenzen voor de bredere afweging.

Geschreven door Anouar Youfi

Oprichter van DossierTijd