Administratiedruk verminderen
Niet door documentatie te schrappen, maar door het schrijven ervan minder tijd te laten kosten. Wat er werkt, wat niet, en hoe u het effect meetbaar maakt.
Hoe groot is het probleem?
Het CBS meet het sinds jaren op dezelfde manier, en het beeld is hardnekkig. Werknemers in zorg en welzijn besteden gemiddeld 31 procent van hun werktijd aan administratie, zoals verslaglegging en registratie. Bij cliëntgebonden functies loopt dat uiteen van 27,5 procent in de verpleging, verzorging en thuiszorg tot 38 procent in de jeugdzorg; de gehandicaptenzorg zit op 29,5 procent en de geestelijke gezondheidszorg op 34,2 procent. In het tweede kwartaal van 2021 was het gemiddelde 30 procent: vier jaar later is er dus nauwelijks iets veranderd.
Bron: CBS, “Bijna een derde werktijd zorg gaat op aan administratie” (18 november 2025), op basis van het werknemersonderzoek AZW.
Belangrijk aan dat laatste cijfer: er is de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in regeldrukvermindering, en toch beweegt het gemiddelde nauwelijks. Dat is een reden om wantrouwend te zijn tegenover elke aanpak die grote beloftes doet zonder te vertellen hoe het effect gemeten wordt — de onze incluis.
Vier oorzaken die u zelf kunt beïnvloeden
Een deel van de administratiedruk komt van buiten: eisen van zorgkantoren, inspectie, kwaliteitskaders en financiers. Daar heeft een individuele organisatie weinig aan te veranderen. De vier oorzaken hieronder liggen wél binnen bereik.
1. Dubbele registratie
Dezelfde informatie belandt op twee of drie plekken: in de rapportage, in een overdracht en in een los formulier. Dit is de enige oorzaak die u vrijwel altijd zelf kunt wegnemen, en meestal de grootste.
2. De schrijfdrempel
Medewerkers weten wat er gebeurd is, maar zoeken naar de professionele formulering. Dat kost per rapportage minuten die niemand meetelt, en het is precies het deel dat bij drukte sneuvelt.
3. Verantwoording die niemand terugleest
Formulieren die ooit zijn ingevoerd voor een controle die inmiddels anders verloopt. De vraag om ze te schrappen komt zelden, omdat niemand precies weet wie erom vroeg.
4. Systemen die niet aansluiten
Een ECD dat het zorgproces goed ondersteunt maar de verslaglegging traag maakt, of andersom. Het gevolg is dat medewerkers buiten het systeem om werken, met kladjes en losse notities.
De achtergrond bij deze oorzaken — van het IZA tot de kwaliteitskaders — staat in het artikel waarom de administratiedruk in de langdurige zorg zo hoog is.
Wat in de praktijk werkt
- Schrap eerst, digitaliseer daarna. Een overbodig formulier sneller invullen blijft verspilling.
- Maak doelen volgbaar, zodat de evaluatie niet uit losse notities gereconstrueerd hoeft te worden.
- Kies één methodiek voor verslaglegging en houd die vast; wisselende formats kosten meer tijd dan ze opleveren.
- Ondersteun het schrijven zelf, niet alleen het opslaan — daar zit bij de meeste teams de verborgen tijd.
- Meet vooraf. Zonder nulmeting is elk resultaat achteraf een mening.
Wat DossierTijd doet
DossierTijd richt zich op één van de vier oorzaken: de schrijfdrempel. Een medewerker voert steekwoorden in, en krijgt een concept terug in de methodiek en het format van de eigen organisatie — SOEP, SOAP of een eigen sjabloon. De medewerker controleert, past aan en accordeert; pas dan gaat de tekst het dossier in. Voor Nedap ONS gebeurt dat via een beveiligde koppeling (mTLS).
Wat het niet is: geen vervanging van uw ECD, geen systeem dat zelfstandig in dossiers schrijft, en geen oplossing voor overbodige formulieren — die moet u zelf schrappen. Hoe de keten precies loopt, staat in AI-rapportage in de zorg, en de afwegingen rond privacy en beveiliging op veiligheid.
Maak het meetbaar in acht weken
Wij noemen bewust geen tijdwinstpercentage: dat hangt volledig af van hoe uw team nu werkt. Wel kunt u het zelf vaststellen, met een opzet die weinig kost:
- Kies één team en laat tien medewerkers een week bijhouden hoeveel minuten per dienst aan verslaglegging opgaan.
- Beoordeel twintig willekeurige rapportages op feitelijkheid en op de koppeling met een doel uit het zorgplan.
- Voer de verandering in en laat het team er zes weken mee werken.
- Herhaal beide metingen met dezelfde mensen en dezelfde meetlat.
Blijkt er geen verschil, dan weet u dat ook — en dat is meer dan de meeste organisaties na een implementatie kunnen zeggen.
Benieuwd waar in uw organisatie de tijd blijft?
We lopen graag met u door hoe uw team nu rapporteert en waar de winst realistisch te halen is. Zonder verkooppraatje, en met een eerlijk antwoord als het antwoord “weinig” is.