Rapporteren op zorgdoelen: de verbinding die vaak ontbreekt
In veel dossiers leiden het zorgplan en de dagrapportages een gescheiden bestaan. Het plan wordt twee keer per jaar geopend, de rapportages elke dienst geschreven, en er is bijna geen zin die de twee met elkaar verbindt. Bij de evaluatie wreekt zich dat: er is een half jaar geschreven, maar niets waaruit blijkt of een doel dichterbij kwam.
Doelgericht rapporteren is geen extra werk. Het is hetzelfde werk, gericht.
Waarom het misgaat bij het doel, niet bij de rapportage
De meeste teams die klagen dat doelgericht rapporteren niet lukt, hebben geen rapportageprobleem maar een doelprobleem. Neem een doel als: “Cliënt vergroot zijn zelfredzaamheid.” Daar is niets op te rapporteren. Zelfredzaamheid is geen gedrag maar een verzamelbegrip, en niemand weet wanneer het bereikt is.
Een doel laat zich pas volgen als er drie dingen in staan: waarneembaar gedrag, een situatie waarin dat gedrag zich voordoet, en een maat — hoe vaak, hoe lang, of met hoeveel hulp. Dus niet “zelfredzaamheid vergroten”, maar: “Cliënt maakt op weekdagen zelf zijn ontbijt klaar, met een geschreven instructie op het aanrecht en zonder voordoen.”
Merk op dat er nu vanzelf iets te rapporteren valt. Lukte het, met hoeveel hulp, en wat maakte het verschil? Dat zijn drie zinnen die een begeleider zonder nadenken kan opschrijven.
De drie soorten rapportages die een doel voeden
Niet elke rapportage hoeft over een doel te gaan — een medisch voorval of een onverwachte gebeurtenis hoort er ook in. Maar wie doelgericht wil werken, herkent drie soorten die er samen voor zorgen dat de evaluatie zichzelf bijna schrijft.
1. Het lukte
“Cliënt maakte vanochtend zelf zijn ontbijt met de instructie erbij. Hij vroeg alleen waar het beleg stond.” Deze rapportages worden het vaakst overgeslagen, omdat er “niets bijzonders” gebeurde. Juist zij tonen vooruitgang aan.
2. Het lukte niet
“Cliënt bleef vanochtend aan tafel zitten en vroeg of ik het brood wilde smeren. Na aanwijzen van de instructie deed hij het zelf.” Belangrijk is niet dát het niet lukte, maar waar het vastliep.
3. Er veranderde iets
“Sinds de instructie op het aanrecht ligt in plaats van in de la, vraagt cliënt niet meer om hulp bij het beleg.” Dit is de meest waardevolle soort: hij verklaart de andere twee.
Hoe u de koppeling praktisch maakt
- Beperk het aantal actieve doelen. Drie tot vijf doelen waar het team elke week iets over schrijft, leveren meer op dan twaalf doelen die niemand kent.
- Hang de doelen zichtbaar in het werkproces. Als een medewerker de doelen moet opzoeken in een ander scherm, gebeurt het niet.
- Spreek af wie waarop let. Bij een doel over de ochtendroutine rapporteert de ochtenddienst; de avonddienst hoeft dat niet te herhalen.
- Benoem het doel in de rapportage zelf. Eén verwijzende zin is genoeg om een half jaar later terug te vinden waar het over ging.
Van vaag doel naar volgbaar doel: drie voorbeelden
Vaag: Cliënt gaat beter om met spanning.
Volgbaar: Cliënt gebruikt bij oplopende spanning zelf zijn koptelefoon en trekt zich terug op zijn kamer, in plaats van te schreeuwen in de huiskamer. Streven: minimaal twee van de drie keer.
Vaag: Meer sociaal contact.
Volgbaar: Cliënt gaat één keer per week naar de koffieochtend in de buurt en vertelt achteraf aan de begeleider wie hij gesproken heeft.
Vaag: Structuur aanbrengen in de dag.
Volgbaar: Cliënt staat op weekdagen vóór 09.00 uur op en kruist zelf de dagplanning af. Begeleider herinnert maximaal één keer.
Wat het bij de evaluatie oplevert
Bij een doelgericht dossier bestaat de voorbereiding van de evaluatie uit het filteren op één doel en het lezen van tien rapportages, in plaats van het doorspitten van een half jaar. De conclusie schrijft zich daarna bijna vanzelf, omdat het bewijs er al ligt. Hoe u die evaluatie vervolgens opbouwt, staat in het stappenplan voor het evalueren van een zorgplan; voor de schrijfvorm zelf is de SOEP-methode een bruikbaar houvast, en de tien voorbeelden van vaag naar feitelijk laten zien hoe het er in gewone diensten uitziet.
Staan uw doelen en rapportages los van elkaar?
We kijken graag mee naar hoe de doelen in uw ECD zijn geformuleerd en wat er nodig is om ze in de dagelijkse verslaglegging terug te laten komen.
Plan een kennismaking
Geschreven door Anouar Youfi
Oprichter van DossierTijd